Nie ma chyba firmy, która nie chciałaby jak najlepiej zaprezentować swój potencjał rynkowy przed potencjalnym klientem czy kontrahentem. Zachęcenie ich do skorzystania z Twoich usług, a także utrzymywanie z nimi stałego kontaktu to kluczowe aspekty dla Twojego biznesu. Jednak komunikacja zewnętrzna nie jest wyłącznym wyznacznikiem rynkowego sukcesu. Równie istotna jest komunikacja wewnętrzna w korporacji. Dlaczego?
Polityka komunikacyjna
Wciąż rosnące oczekiwania zarówno pracodawców, jak i pracowników w zakresie komunikacji wewnętrznej, nowoczesne technologie i innowacyjne narzędzia komunikacyjne, zróżnicowane grupy docelowe wewnątrzorganizacyjne – wszystkie te czynniki w ramach komunikacji wewnętrznej firmy wymagają odpowiedniej koordynacji oraz szczegółowego zaplanowania.
Do przygotowania odpowiedniej polityki komunikacyjnej, która pozwoli na realizację celów biznesowych i jednocześnie zaspokoi potrzeby informacyjne pracowników, potrzebne jest opracowanie kompleksowej diagnozy wskazującej zarówno te obszary komunikacji, które funkcjonują prawidłowo, jak i te, które wymagają poprawy.
Komunikacja korporacyjna – co to jest?
Pojęcie „komunikacja (komunikowanie)” pochodzi od łacińskiego czasownika communicare (uczynić wspólnym, połączyć, udzielić komuś wiadomości) oraz rzeczownika communio (wspólność, poczucie łączności).
Komunikacja korporacyjna – co to jest? Według definicji zamieszczonej w „Nowym słowniku ekonomicznym przedsiębiorcy” autorstwa Zygmunta Dowgiałło komunikacja to proces, podczas którego nadawca komunikatu sprawia, że jego myśli, pragnienia, a także wiedza stają się znane i zrozumiałe dla odbiorcy przekazu. Komunikowanie jest mechanizmem porozumiewania, warunkującym istnienie i rozwój stosunków międzyludzkich.
Komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna w korporacji to proces wymiany informacji, w wyniku którego jego uczestnicy wzajemnie na siebie wpływają.
Jakie są rodzaje komunikacji w firmie? W praktycznie każdym przedsiębiorstwie mają miejsce dwa wzajemnie przenikające się obszary komunikowania – ustrukturyzowany (formalny) i nieustrukturyzowany (nieformalny).
Komunikowanie ustrukturyzowane (rejestrowane, zapisywane, dokumentowane, archiwizowane) odbywa się w ramach obiegu pism i dokumentów, a także prowadzenia narad, konferencji, wideokonferencji, spotkań czy zebrań.
Z kolei komunikowanie nieustrukturyzowane dotyczy nieformalnego porozumiewania się i odbywa się ono podczas swobodnych rozmów pomiędzy pracownikami w firmie i w czasie wolnym od pracy, a także poprzez wymianę plotek czy pogłosek.
Komunikacja wewnętrzna w korporacji przybiera więc wiele form, a jej przedmiotem są głównie sprawy dotyczące czynności zawodowych (m.in. zlecanie zadań, objaśnianie, wyjaśnianie szczegółów, określanie terminów realizacji, nagród itp.).
Podstawowe funkcje komunikacji wewnętrznej w korporacji
- Informacyjna – przekazywanie pracownikom komunikatów o najważniejszych wydarzeniach firmowych i decyzjach biznesowych.
- Integracyjna – możliwość dzielenia się wiedzą o pracownikach między poszczególnymi zespołami.
- Motywacyjna – wpływ na dobre samopoczucie pracowników, ich motywację do pracy oraz lojalność wobec firmy.
Największe trudności w komunikacji korporacyjnej
W organizacji, w której brak jest odpowiedniej komunikacji wewnętrznej, może pojawić się wiele niepokojących symptomów, w zależności od stopnia zaawansowania problemu. Dostrzegalnych jest jednak kilka wspólnych czynników sygnalizujących nieprawidłową komunikację wewnętrzną w firmie. Wśród największych trudności w komunikacji korporacyjnej można wskazać m.in. na:
- zrozumienie roli komunikacji korporacyjnej przez pracowników firmy,
- koordynacje współpracy wewnątrz organizacji,
- zbyt dużą ilość informacji oraz jej źródeł,
- ograniczenia budżetowe w obszarze komunikacji korporacyjnej,
- regulacje prawne,
- rosnącą konkurencję wewnętrzną wśród pracowników,
- małą dostępność kadry zarządzającej.
Z chwilą wystąpienia rozbieżności między formalną (ustrukturyzowaną), a nieformalną (nieustrukturyzowaną) komunikacją firmową pojawiają się niepewność, chaos i sprzeczne informacje, co negatywnie odbija się na pracy i mentalności całego zespołu.
W sytuacji, gdy głównym źródłem informacji korporacyjnej stają się plotki, wówczas organizacja zaczyna zmagać się z niepokojącym zjawiskiem, jakim jest brak zaufania. Pracownicy nie mają pewności, czy informacje, które otrzymują, są wiarygodne. W konsekwencji dochodzi do braku pozytywnych relacji międzyludzkich, a oficjalna komunikacja w firmie staje się zupełnie nieefektywna.
Szacuje się, że aż 20% pracowników boryka się z problemem poczucia izolacji i samotności w pracy.
Nieodpowiednia komunikacja wewnętrzna w korporacji skutecznie niszczy motywację i obniża wydajność pracowników. Osoba zmagająca się przez długi czas z poczuciem zaniedbania i brakiem wspólnego celu, może przestać być lojalna wobec pracodawcy i firmy.
Niższa motywacja jest również przyczyną większego poczucia wykluczenia. W większości firm duża część pracowników nie znajduje się na pierwszej linii obiegu informacji, stąd też mają najczęściej poczucie, że przekazy docierają do nich zbyt późno, nie docierają do nich wcale lub są one zniekształcone.
Sprawna komunikacja wewnętrzna i jak ją osiągnąć?
Jak uporządkować komunikację wewnętrzną w korporacji? Prawidłowa strategia komunikacyjna w każdej firmie powinna przede wszystkim eliminować wszelkiego rodzaju nieporozumienia, a także pobudzać motywację u pracowników. Dialog to podstawowy elementem zdrowej i efektywnej komunikacji korporacyjnej. Konieczne jest również wyeliminowanie wszelkich niedomówień, nieszczerości oraz plotek, a w ich miejsce wdrożenie pełnej transparentności informacji dotyczącej zarówno kwestii biznesowych, jak i międzyludzkich. Niezwykle ważne w każdej organizacji jest jak najszybsze rozwiązywanie sytuacji konfliktowych, prowadzenie mediacji w kwestiach kryzysowych, a także wsłuchiwanie się i rozpatrywanie skarg i wniosków pracowników.
Co i jak komunikować w organizacji? Przede wszystkim system komunikacji wewnętrznej powinien być odpowiednio dopasowany do rozmiaru i formy biznesowej konkretnej firmy. Inaczej będzie wyglądała komunikacja w międzynarodowej korporacji, a jeszcze inaczej w małym, rodzimym przedsiębiorstwie. Przygotowując komunikację wewnętrzną organizacji, warto kierować się zasadą, że za dużo komunikacji zabija komunikację. Nadmiar i chaos informacyjny są niewskazane. Co więcej, istnieje ryzyko, że zbyt duża ilość informacji wewnętrznych może wydostać się poza struktury firmy, czego efektem mogą być szkodliwe dla przedsiębiorstwa konsekwencje.
Zarządzanie a komunikacja wewnętrzna w korporacji muszą zawsze iść ze sobą w parze. Komunikacja wewnętrzna to jedna z funkcji zarządzania, która polega na aktywnym kontakcie między współpracownikami, a także na linii pracownik – kadra kierownicza.
Wiadomości należy precyzyjnie dostosowywać do adresata – inny przekaz powinien być kierowany do indywidualnego adresata, a jeszcze inny do grupowego odbiorcy. Również treść komunikatu musi zostać dopasowana do słuchacza pod względem językowym, aby była dla niego w pełni zrozumiała i nie wzbudzała w nim żadnych wątpliwości. Forma komunikacji powinna być adekwatna do miejsca pracownika w hierarchii firmy i zajmowanego przez niego stanowiska – różna w stosunku do członków zarządu, kierowników czy szeregowych pracowników.
Konkluzja jest więc taka…
Komunikacja wewnętrzna w korporacji to nieodzowny aspekt prawidłowego funkcjonowania całej organizacji. Za pomocą odpowiednich narzędzi diagnostycznych można realizować cele biznesowe, wpływać na prawidłową integrację pracowników wokół strategii firmy oraz inicjować pozytywne zmiany w relacjach interpersonalnych. Właściwa komunikacja wewnętrzna nie tylko zapewnia efektywny przepływ informacji, ale również kształtuje wewnętrzne współzależności i kontakty. W końcu trudno sobie wyobrazić życie bez komunikowania się. Komunikowanie jest więc sztuką, której trzeba i warto się uczyć.
