Media od dawna uważane są w Polsce za czwartą władzę. Wbrew powszechniej opinie nie utraciły one swojej mocy ze względu na wzrost popularności internetu, przez co utrzymywanie dobrych relacji z dziennikarzami pracującymi w radio, prasie czy telewizji jest bardzo ważne w działaniach wizerunkowych. Mowa tutaj nie tylko o dużych przedsiębiorstwach, ale także lokalnych firmach, które za pośrednictwem mediów poinformują odbiorców o swoich planach, osiągnięciach lub dokonywanych zmianach. Takie działania są elementem public relations, czyli zarządzaniem wizerunkiem.
Czym jest i na czym polega media relations?
Na media relations składa się szereg działań związanych z komunikacją pomiędzy organizacją, a mediami. Polegają one na budowaniu i utrzymywaniu pozytywnych relacji z dziennikarzami, redaktorami oraz innymi przedstawicielami mediów. Ich celem jest budowanie i umacnienie pozytywnego wizerunku firmy, a także informowanie o jej planach, dokonaniach czy ważnych momentach.
Działania media relations to m.in.:
- organizacja konferencji prasowych
- opracowanie materiałów prasowych
- udzielanie wywiadów i komentarzy dla mediów
- monitorowanie oraz analizowanie wzmianek o organizacji
- współpraca z dziennikarzami i redaktorami
Zadaniem działań media relations jest nie tylko zwiększenie świadomości o przedsiębiorstwie, ale również budowanie zaufania i jego pozytywnego wizerunku. Działania te mogą pomóc firmie przekazać swoje wartości i cele szerszej publiczności, a także zyskać pozytywną opinię wśród grup wchodzących w skład jej otoczenia zewnętrznego.
Kto powinien zająć się takimi działaniami w firmie?
Współpraca z mediami to bardzo odpowiedzialne zadanie, które należy powierzyć odpowiedniej osobie. Kto więc powinien sprawować tę ważną funkcję? Odpowiedź na to pytanie zależy od wielu czynników, takich jak jej struktura, wielkość czy stopień narażenia na kryzysy branży, w ramach której funkcjonuje.
W mniejszych przedsiębiorstwach najczęściej osoba odpowiedzialna za działania media relations jest jednocześnie specjalistą ds. marketingu lub PR-u. Duże firmy do wykonywania tego typ zadań zatrudniają rzecznika prasowego, zespół specjalistów lub agencję.
Niezależnie jednak od wielkości firmy, osoba odpowiedzialna za obszar media relations powinna posiadać kilka kluczowych cech:
- umiejętności komunikacyjne – precyzyjnie, klarownie wyrażać myśli – zarówno w formie pisemnej, jak i ustnej. Ważne jest, aby potrafiła dostosować styl swojego przekazu do odbiorcy oraz odpowiednio reagować na informacje zwrotne. Ponadto, powinna być w stanie negocjować z przedstawicielami mediów i umieć budować trwałe relacje z dziennikarzami,
- elastyczność i szybkość działania – świat mediów jest dynamiczny, a wiele wydarzeń wymaga natychmiastowej reakcji. Specjalista do spraw media relations powinien być w stanie sprawnie reagować na zmieniającą się sytuacje, tworząc właściwe komunikaty czy przekazy,
- odpowiednia wiedza na temat mediów oraz trendów w branży – każdy specjalista musi być na bieżąco z nowymi technologiami i umiejętnie wykorzystywać je w swojej pracy. Ważne jest, aby potrafił przewidywać nowości oraz dostosowywać swoją strategię do zmieniających się warunków,
-
kreatywność – nieodłączną cechą pracowników działów komunikacji zewnętrznej jest umiejętność przekazywania informacji o organizacji w sposób innowacyjny i przyciągający uwagę. Twórcze podejście do realizowanych zadań pozwala wyróżnić się na tle innych i przyciągnąć uwagę mediów,
- umiejętność pracy w zespole – wiele działań wymaga współpracy z innymi pracownikami przedsiębiorstwa, a czasem także z zewnętrznymi agencjami PR. Specjalista musi umieć skutecznie koordynować pracę innych osób oraz działać w sposób zgodny z postawionymi celami.
Jakie materiały zainteresują media?
Media relations to dziedzina, która zajmuje się budowaniem pozytywnego wizerunku firmy poprzez współpracę z mediami. Dziennikarze i redaktorzy zainteresowani są różnymi materiałami, które pomogą im uzupełnić swoje kanały informacyjne, dostarczając ciekawych treści odbiorcom. Wiele osób zastanawia się, jakie materiały mogą zainteresować media na tyle, aby współpraca przebiegała długoterminowo i owocnie.
Dziennikarzom i redaktorom zależy głównie na newsach oraz informacjach, które są wartościowe, aktualne i wpisujące się w bieżące wydarzenia oraz życie społeczności powiązanej pośrednio lub bezpośrednio z działalnością firmy.
Informacje prasowe to podstawowa forma komunikacji pomiędzy organizacją, a mediami. Powinny być one napisane jasno i zwięźle, zawierać najważniejsze informacje oraz odwoływać się do bieżących zdarzeń. Ważne, aby newsy były dostarczone mediom w odpowiednim czasie. Opracowanie materiałów prasowych wymaga sporej wiedzy i zaangażowania, jednak profesjonalnie przygotowane mogą przynieść wiele dobrego dla wizerunku firmy.
Kolejnym materiałem, który interesuje media są eksperckie opinie i komentarze. Dziennikarze lubią odwoływać się do autorytetów w swoich dziedzinach, a także publikować ich opinie na różne tematy. Media często szukają też interesujących historii ludzi, którzy dokonali czegoś wyjątkowego lub przeżyli nietypowe zdarzenia. Warto zatem zastanowić się, czy w firmie lub organizacji są osoby, których historie warto opowiedzieć, ponieważ mogą one zainteresować czytelników i przyciągnąć uwagę mediów.
Nie można również zapomnieć o ciekawych badaniach lub analizach dostarczających wartościowych informacji na temat różnych aspektów życia społecznego lub biznesowego. Publikacja takiego badania może przyczynić się do zwiększenia zainteresowania mediami, budując wizerunku firmy jako eksperta w swojej dziedzinie.
Kluczową kwestią dotyczącą materiałów tworzonych dla mediów jest konieczność ich dostosowania do charakteru i formuły danego medium. Co innego sprawdzi się w radio, a co innego w prasie. Należy pamiętać, aby dopasowywać treści do konkretnych potrzeb czy wymagań. Trzeba również wziąć pod uwagę, że współpraca z mediami jest procesem powolnym. Zdobycie zaufania dziennikarzy wymaga czasu i zaangażowania, a efektów strategii PR-owej nie widać natychmiast. Niemniej wszystkie te działania budują świadomość marki oraz jej rozpoznawalność, co ma istotne znaczenie dla wizerunku firmy w długofalowej perspektywie.
Jak budować relacje z mediami?
Budowanie relacji z mediami jest istotne dla każdej firmy, która chce skutecznie i szeroko dotrzeć z informacjami do swojej grupy docelowej. Dobry kontakt z dziennikarzami jest niezbędny, aby budować reputację marki. Dlatego też warto poznać kilka kluczowych wskazówek, które pozwolą na efektywne budowanie relacji z mediami.
1. Znajdź odpowiednie kontakty
Tworzenie baz danych mediów to kluczowy punkt wymagający zaangażowania i wiedzy. Nie każda stacja telewizyjna czy portal internetowy będą odpowiednie do publikacji materiałów związanych z daną firmą. Najważniejsze jest nawiązanie kontaktu z dziennikarzami specjalizującymi się w naszej branży, ponieważ rośnie dzięki temu prawdopodobieństwo, że będą oni zainteresowani dłuższą współpracą. Tworzenie baz danych mediów nie jest proste i wymaga systematycznej aktualizacji.
2. Bądź otwarty
Relacje z mediami wymagają otwartości i szczerości. Należy być gotowym na pytania dziennikarzy oraz udzielać na nie wyczerpujących odpowiedzi. Warto być jednocześnie przygotowanym na trudne pytania oraz konstruktywną krytykę, ucząc się akceptować różne punkty widzenia.
3. Dostarczaj wartościowe informacje
Dziennikarze są bardzo zajęci, a otrzymując wiele informacji każdego dnia, nie są w stanie zapoznać się ze wszystkimi. Należy zadbać o to, aby materiały przygotowywane i wysyłane do nich były najwyższej jakości, czyli aktualne, ciekawe i wartościowe.
4. Bądź konsekwentny
Pamiętaj, że relacje z mediami wymagają wysiłku. Nie można spodziewać się, że dziennikarze będą zainteresowani naszymi informacjami, jeśli nie poświęcimy czasu na budowanie relacji z nimi. Warto najpierw lepiej poznać dane osoby, zakres tematyczny ich tekstów oraz styl. Dobrym sposobem jest odwiedzenie ich w biurze lub wysłanie maila zachęcającego do kontaktu. Należy także podjąć próby zaproszenia ich na spotkanie lub wydarzenie, organizowane przez firmę.
5. Bądź dostępny
Staraj się terminowo odpowiadać na wiadomości i odbierać telefony od dziennikarzy proszących o komentarze czy opinie. Ustal na kiedy konieczna jest odpowiedź oraz podaj termin jej udzielenia. Nie bój się jednocześnie wprost informować, że dana wypowiedź wybiega poza obszar Twoich kompetencji.
6. Dbaj o relacje
Nie zapominaj o danym dziennikarzu tuż po umieszczeniu przez niego informacji o firmie. Regularny kontakt jest bardzo ważny, aby utrzymać dobre relacje. Należy co jakiś czas przesyłać do prasy informacje o firmie, a także informować o nowościach i zmianach, jakie w niej zachodzą. Warto także dbać o to, aby kontaktować się z dziennikarzami w sposób spersonalizowany, odwołując się do wcześniejszych artykułów, np. dzwoniąc z gratulacjami odnośnie do najnowszego artykułu czy wywiadu, który zrobił na Tobie pozytywne wrażenie.
7. Dbaj o swoje interesy – follow-up i monitoring mediów
Po przesłaniu materiałów prasowych lub organizacji konferencji prasowej warto zadbać o ich follow-up i monitoring mediów. Dzięki temu można sprawdzić, czy materiały zostały opublikowane i czy wydarzenie miało medialny odzewu. Monitoring mediów pozwala także na szybką reakcję na ewentualne negatywne informacje lub komentarze, co nierzadko pozwala na zapobiegnięcie powstania kryzysu wizerunkowego.
Czy warto budować relacje z mediami?
Budowanie relacji z mediami jest ważnym elementem w dzisiejszym świecie biznesu. Wszystko to, co robimy, mówimy lub piszemy, może zostać opublikowane i dotrzeć do szerokiej publiczności. Dlatego warto zadbać o pozytywne relacje z dziennikarzami oraz redaktorami, którzy mają wpływ na to, co znajdzie się na łamach prasy, w radiu czy telewizji.
Korzyści wynikające ze współpracy są liczne. Przede wszystkim, umożliwiają przedsiębiorcom zwiększenie widoczności marki i wzmocnienie jej wizerunku. Dobrze przemyślana strategia komunikacji z mediami pozwala dotrzeć do bardzo liczby potencjalnych klientów. Dobry specjalista, prowadzący właściwie komunikację z mediami zdobywa ich sympatię i zaufanie, dzięki czemu firma jest lepiej odbierana przez dziennikarzy oraz społeczeństwo.
Nawiązywanie kontaktów z mediami pozwala również na bieżąco monitorować informacje dotyczące branży, w której działa firma. Dzięki temu przedsiębiorca może dostosować swoje działania do zmieniających się trendów czy potrzeb rynku. Co więcej, w przypadku wystąpienia nieprawdziwych informacji na jej temat, dobry kontakt z mediami pozwoli szybko i skutecznie zareagować na podbramkowe sytuacje.