Właściwie zaplanowana i prowadzona komunikacja z uczestnikami eventu, jest jednym z najważniejszych elementów, od których zależeć będzie jego końcowa ocena. Stanowi ona niejako wizytówkę organizatora. Niewłaściwie prowadzona może zadecydować o niskiej frekwencji lub negatywnych opiniach. Poznaj kilka wskazówek, które pozwolą na precyzyjny przekaz informacji.
Zaplanuj komunikację
Już w początkowym etapie organizacji spotkania, przygotowując koncepcję lub harmonogram należy uwzględnić sposób komunikacji z uczestnikami. Niezbędnym elementem będą dokumenty startowe – regulamin, karty zgłoszeniowe, zasady uczestnictwa, stanowiące podstawowe informacje, które chcemy przekazać uczestnikom.
Materiały te powinny być łatwo dostępne dla osób zainteresowanych udziałem w wydarzeniu, np. opublikowane na stronie internetowej poświęconej eventowi. Karty zgłoszeniowe muszą być udostępnione w postaci plików edytowalnych, które pozwolą na elektroniczne uzupełnienie informacji. Jeśli uczestnicy nie będą mieli możliwości komputerowego nanoszenia danych uzupełnią je pismem odręcznym, które może przysporzyć nam wielu kłopotów przy prawidłowym odczytaniu. Uczestnik, który podczas wydarzenia otrzyma identyfikator z przekręconą nazwą firmy lub nazwiskiem, prawdopodobnie nie wystawi nam najlepszej oceny.
Stwórz prosty formularz
Sprecyzuj co chcesz wiedzieć o uczestnikach swojej konferencji. Czy potrzebny będzie np. nr fax, czy też kod pocztowy województwa? Jeśli takie dane nie są potrzebne, nie wymagaj ich podawania. Zbyt długi formularz może zniechęcić do rejestracji lub spowodować niewypełnienie wszystkich pól.
Jeśli natomiast nie uwzględnisz pola do wpisania numeru NIP, prawdopodobnie stracisz niepotrzebnie czas w celu pozyskania danych do faktury. Wygodnym rozwiązaniem w przypadku wydarzeń bezpłatnych jest ustawienie automatycznego potwierdzenia o przyjętym zgłoszeniu na stronie internetowej. Funkcja ta pozwala na szybkie potwierdzenie wpisania na listę, bez konieczności naszej ingerencji.
Pamiętaj o prostych przekazach
Pamiętaj, że informacje muszą być podane w sposób możliwie najprostszy. Należy precyzyjnie określić grupę docelową, do której będzie kierowany komunikat. Właściwe sformułowanie przekazu powinno uwzględniać takie preferencje jak branża czy też doświadczenie zawodowe osób, do których kierujemy zaproszenie.
Im mniej zrozumiały komunikat, tym mniej osób na niego odpowie. Nie każdy uczestnik jest stałym bywalcem konferencji, być może niektóre osoby będą uczestniczyć w evencie po raz pierwszy, dlatego organizator powinien dokładnie określić, jakie elementy zapewnia w ramach organizacji. Dobrym rozwiązaniem jest wyszczególnienie zarówno elementów, które zostaną przygotowane przez organizatora, jak i tych, które uczestnicy powinni zapewnić sobie samodzielnie. Brak informacji o noclegu lub cateringu, może zostać zinterpretowany dwojako, dla jednych może być informacją, że nie jest on zapewniony, natomiast inne osoby mogą uznać, że został on wliczony w cenę udziału w wydarzeniu.
Dobra strona eventu
Strona internetowa wydarzenia stanowi zarówno jego wizytówkę, jak i główne źródło informacji. Powinna być intuicyjna, tzn. prosta w obsłudze. Najważniejsze informacje, takie jak rejestracja, opłaty, formularze powinny być łatwo dostępne, bez konieczności przewijania całej treści. Przydatne będą linki, w postaci buttona lub banera, które będą zamieszczone w każdej zakładce. Witryna musi być również na bieżąco edytowana, aby zawierała zawsze najbardziej aktualne dane.
Siła mailingu
Nawet najlepiej zaprojektowana witryna nie może być jedynym źródłem informacji o wydarzeniu. Osoby, które dokonały rejestracji, zapewne nie będą śledzić na bieżąco zmian, które pojawiły się na stronie. Mogą być to zmiany w programie, agendzie eventu, godzinach rozpoczęcia czy też podziale sal. Dlatego na kilka dni przed wydarzeniem należy uwzględnić wysyłkę mailingu organizacyjnego z aktualnym programem. Można zawrzeć w nim przydatne informacje nt. wydarzeń towarzyszących, parkingu lub dołączyć mapkę dojazdu.
Dobre zakończenie
Istotny wpływ na opinię o całokształcie eventu ma również jego zakończenie. Miłym gestem będzie przesłanie podziękowania do uczestników wydarzenia oraz udostępnienie materiałów merytorycznych z konferencji na stronie internetowej. Jeśli planujemy kolejne edycje wydarzenia warto udostępnić uczestnikom możliwość zapisania się do newslettera. Za jego pomocą będziemy mogli w prosty sposób przesłać informacje o kolejnej edycji lub inne treści związane z tematyką eventu.