Skuteczna komunikacja wewnętrzna w firmie to kluczowy czynnik przekładający się na zaangażowanie pracowników. Odpowiada ona za efektywność podejmowanych działań, a także wpływa na zrozumienie misji i celów firmy oraz indywidualnych obowiązków pracownika. Co za tym idzie, im lepsza organizacja komunikacji wewnętrznej, tym większa szansa na szybszą realizację biznesowych założeń. Co zatem powinniśmy zrobić, aby stała się ona fundamentem sukcesu prowadzonej działalności? Jak skutecznie opracować strategię usprawniająca przepływ informacji w przedsiębiorstwie? Odpowiedzi na te oraz wiele innych, kluczowych dla funkcjonowania organizacji pytań, znajdziesz w naszym artykule.
Komunikacja wewnętrzna i jej cele
Komunikacja wewnętrzna w firmie opiera się na przemyślanej organizacji niezakłóconego przepływu informacji w przedsiębiorstwie, a więc przekazywaniu jej pracownikom wszystkich danych dotyczących jej bieżącej działalności. Cel ten realizuje się za pośrednictwem różnych narzędzi. Oprócz typowych systemów komunikacji tj. poczta e-mail czy rozmowy telefoniczne, przedsiębiorstwa coraz częściej wykorzystują nowoczesne alternatywy w postaci aplikacji, podcastów czy grup w mediach społecznościowych. Należy jednak zaznaczyć, że istotną rolę w skutecznej komunikacji wewnętrznej mają jednak nie tylko narzędzia, ale także odpowiednia struktura. Bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, każda organizacja powinna zadbać o opracowanie strategii, pozwalającej na osiągnięcie celów komunikacyjnych i biznesowych, a także zapewniającej swobodny przepływ wiedzy. Tego typu działania mogą mieć realny wpływ na zaangażowanie pracowników, ich motywację oraz identyfikację z przedsiębiorstwem.
Cele komunikacji wewnętrznej
Wśród głównych celów komunikacji wewnętrznej wyróżniamy m.in.:
-
- zapewnienie przekazywania informacji dotyczących funkcjonowania przedsiębiorstwa, realizowanych projektów czy zmian organizacyjnych,
- wymianę spostrzeżeń, doświadczeń oraz tzw. know-how z zakresu funkcjonowania firmy,
- integrowanie pracowników oraz motywowanie ich do osiągania wspólnych celów,
- przeciwdziałanie skutkom chaosu i dezorganizacji wewnątrz firmy.
Strategia komunikacji wewnętrznej
Pierwszym i zarazem najważniejszym krokiem do skutecznej komunikacji wewnętrznej jest opracowanie strategii. Nie wystarczy jedynie wdrożenie intranetu czy innego narzędzia służącego wymianie informacji. Należy pamiętać, że jej uzyskanie jest możliwe tylko wtedy, kiedy połączymy ze sobą wszystkie funkcjonujące w firmie podmioty. Co za tym idzie, trójstronna komunikacja między pracownikami — liderzy z zespołami, zespoły z liderami i pracownicy między sobą — musi stanowić centrum strategii komunikacji wewnętrznej. Jeżeli podwładni będą czuli się ważni i docenieni, ich motywacja oraz zaangażowanie wzrośnie, co przełoży się na szybszą i efektywniejszą realizację celów biznesowych.
Opracuj strategię, czyli 6 kroków do skutecznej komunikacji wewnętrznej
Opracowanie skutecznej strategii komunikacji wewnętrznej wymaga wiele pracy i zaangażowania, nie tylko ze strony kierownictwa, ale i innych pracowników firmy. Należy jasno określić cele, jakie mają być zrealizowane w ramach wprowadzonych zmian oraz zbadać potrzeby podwładnych i na podstawie zebranych informacji, stworzyć odpowiedni plan. Na jakich elementach warto skupić się w pierwszej kolejności? Co jest najważniejsze przy opracowywaniu strategii komunikacji wewnętrznej?
Oto 6 kluczowych elementów, które pomogą Ci stworzyć plan działań i usprawnić pracę organizacji:
1. Oceń, jak wygląda obecna strategia komunikacji wewnętrznej w Twojej firmie
Jeżeli prowadzisz firmę, zacznij od badań mających na celu ocenę skuteczności wewnętrznych procesów komunikacji. Zweryfikuj, co funkcjonuje prawidłowo, a które elementy wymagają poprawy. Odpowiedz sobie na kilka kluczowych pytań dotyczących efektywności obecnej strategii komunikacji, planów dotyczących jej udoskonalenia oraz tego, kto ma być zaangażowany w proces jej modyfikacji. Uzyskanie tych odpowiedzi pozwoli Ci nakreślić jej ogólną wizję, nim zagłębisz się w szczegóły.
2. Określ grupę docelową
Następnym etapem jest zidentyfikowanie odbiorców. Większość firm popełnia błąd, traktując swoich pracowników jako jedną dużą, jednorodną grupę komunikacyjną. Jest to problematyczne, ponieważ każdy dział firmy ma różne potrzeby komunikacyjne. Poświęć zatem czas i podziel odbiorców na grupy, aby zapewnić im dokładnie to, czego potrzebują.
3. Zbadaj potrzeby grupy docelowej
Na tym etapie niezwykle istotne jest zdefiniowane potrzeb odbiorców tj. pracowników Twojej firmy. Możesz przeprowadzić ankietę wewnętrzną, w której przekażą Ci oni swoje spostrzeżenia oraz pomysły na udoskonalenie komunikacji, a następnie, po otrzymaniu wyników, uwzględnić je przy tworzeniu nowej strategii.
4. Wyznacz główne cele
Kolejnym krokiem, jaki musisz podjąć, jest określenie konkretnych celów i ram czasowych dotyczących planowania i realizacji. Twoje założenia muszą być mierzalne oraz realistyczne, a także osiągalne dzięki zasobom, jakie posiadasz. Co więcej, powinny być bezpośrednio powiązane z wizją Twojej organizacji. Na tym etapie ważne jest również wybranie kluczowych wskaźników, które będziesz śledzić, aby ocenić efektywność nowej strategii. Pamiętaj, aby wszystkie te elementy określić na początkowym etapie, ponieważ pomogą one zachować przyjęte przez Ciebie założenia.
5. Określ osoby odpowiedzialne w głównej mierze za komunikację wewnętrzną
Następnie musisz jasno określić, kto będzie odpowiedzialny za poszczególne działania w zakresie komunikacji wewnętrznej i przypisać role różnym pracownikom. Wybierz również odpowiednich członków z działu HR, którzy będą tworzyć i koordynować komunikację wewnętrzną.
6. Postaw na skuteczne kanały komunikacji
Standardowe kanały komunikacji wewnętrznej tj. poczta e-mail czy rozmowa telefoniczna nie są wystarczające w dzisiejszym, cyfrowym świecie. Musisz więc odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie platformy oraz systemy będą stanowiły najlepszą odpowiedź na potrzeby komunikacyjne Twoich pracowników. Mogą to być komunikatory internetowe, pozwalające na szybką i sprawną wymianę informacji pomiędzy całym zespołem, ale także intranety informujące o najnowszych informacjach dotyczących firmy, niekoniecznie związanych tylko z realizowanymi projektami, ale i aktywnościami poza służbowymi tj. wspólne integracje, benefity czy ciekawe wydarzenia kulturowe w okolicy.
Stworzenie szytej na miarę strategii komunikacji to jednak nie wszystko. Pamiętaj o cyklicznej analizie i ocenie komunikacji wewnętrznej, np. w postaci ankiet dotyczących satysfakcji pracowników. Jeżeli zauważysz elementy warte poprawy, niezwłocznie wprowadź zmiany.
Oto 6 najlepszych praktyk w zakresie komunikacji wewnętrznej:
1. Stwórz organizację przyjazną pracownikom
Jednym z najpopularniejszych trendów w komunikacji wewnętrznej oraz świecie biznesu jest skoncentrowanie większej uwagi na potrzebach pracowników. Wspieraj więc swoich podwładnych w samorealizacji, proponuj rozwiązania oraz szkolenia, które pomogą im udoskonalić nabyte już umiejętności. Jeżeli nadasz priorytet tym elementom, zwiększysz zaangażowanie pracowników i sprawisz, że ich wyniki będą znacznie lepsze.
2. Informuj pracowników o celach i planach organizacji
Bądź transparentny! Jeżeli myślisz o wprowadzeniu zmian w organizacji, informuj o tym wszystkich, nie tylko wybranych, pracowników. Pozwól im wypowiedzieć się na dany temat i zaproponować własne pomysły na udoskonalenie działań. Dodatkowo przekazuj im dane dotyczące tego, jak wyglądają postępy ich pracy. Pokazanie, że ich wysiłek przynosi efekty, pozytywnie wpłynie na wewnętrzną komunikację.
3. Publikuj miesięczny newsletter o działalności firmy
Naturalnie, każdy zespół na co dzień zajmuje się innymi działaniami, niekiedy nie znajdując czasu na śledzenie wszystkiego, co dzieje się wewnątrz firmy. Jak to zmienić? Na przykład wydając comiesięczny newsletter. Zawrzyj w nim wszystkie najważniejsze informacje dotyczące realizowanych projektów, produktów czy usług i dopilnuj, aby każdy z pracowników otrzymał dostęp do dokumentu. Jeżeli posiadasz już system intranet, przeznacz na ten segment jedną z podstron i pozwól na dodawanie komentarzy. Informacje zwrotne, które otrzymasz, możesz przekuć w kolejne działania strategiczne, prowadzące do usprawnienia komunikacji wewnętrznej.
4. Zapewnij pracownikom dostęp do narzędzi mobilnych
Nie jest tajemnicą, że urządzenia mobilne tj. smartfony czy tablety, znacznie zmieniły funkcjonowanie organizacji. Pracownicy, którzy prowadzą swoje działania w terenie, muszą mieć stały dostęp do istotnych informacji oraz możliwość komunikacji z zespołem. Co za tym idzie, zapewnienie im odpowiednich narzędzi z wgranymi aplikacjami (jak np. mobilny intranet), jest niezwykle istotne. Dzięki temu, niezależnie od miejsca swojego pobytu, będą oni mieli wgląd do dokumentów, systemów czy wzorów umów, kluczowych do realizacji działań. W razie jakichkolwiek problemów będą mogli natychmiast skontaktować się z odpowiednią osobą w firmie i uniknąć ewentualnych opóźnień czy zbędnych komplikacji.
5. Nie zapominaj o komunikacji – nawet w trudnych chwilach
„Traktuj innych tak, jak sam chciałbyś być traktowany” – to złota zasada silnej i skutecznej strategii komunikacji wewnętrznej. Musisz pamiętać, że wszelkie informacje dotyczące budżetu, harmonogramów, terminów ostatecznych itp. należy przekazywać w sposób otwarty, bezpośredni i odpowiednio dopasowany do pracownika. Najlepiej, jeżeli zajmą się tym osoby zasiadające w zarządzie organizacji. Pozwoli to na zbudowanie trwałych oraz opartych na wzajemnym zaufaniu relacji.
6. Zwiększ zaangażowanie pracowników
Poświęć czas na opracowanie inicjatyw, które wpłyną na zwiększenie zaangażowania pracowników. Różnego rodzaju konkursy czy plebiscyty, dopasowane pod konkretne okazje czy święta, będą ciekawą odskocznią od codziennej pracy i pozwolą Ci lepiej poznać podwładnych.
W dzisiejszych czasach posiadanie solidnej strategii komunikacji wewnętrznej jest niezwykle ważne. Odpowiednio opracowany program zapewni, że Twoi pracownicy będą na bieżąco ze wszystkim, co dzieje się w firmie oraz zrozumieją szeroko pojęte kwestie związane z działalnością organizacji. To z kolei może w znacznym stopniu przyczynić się do lepszej współpracy różnych działów, a w konsekwencji, zwiększyć zaangażowanie oraz efektywność. Jeżeli chcesz więc usprawnić komunikację wewnętrzną w swojej organizacji, wypróbuj proponowane przez nas rozwiązania. Na bieżąco monitoruj postępy i wprowadzaj zmiany, a już niedługo zauważysz poprawę.
